Datenschutzhinweise Bonvoyo App

Allgemeines

Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung und -verarbeitung?

Die Bonvoyo-App und die damit verbundenen Services sind ein Mobilitätsangebot für Sie als Mitarbeiter Ihres Arbeitgebers. Daher erhebt und verarbeitet der Arbeitgeber Ihre Daten als Verantwortlicher. Bei allgemeinen Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte per E-Mail an Ihren Datenschutzbeauftragten.

Die Bonvoyo-App und die damit verbundenen Services werden von Deutsche Bahn Connect GmbH, Mainzer Landstraße 169, 60327 Frankfurt am Main (im Folgenden „DB Connect“) im Auftrag Ihres Arbeitgebers betrieben. Die bestellte Datenschutzbeauftragte ist Frau Dr. Marein Müller. Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, so kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an dbconnect-datenschutz@deutschebahn.com.

Für die Bereitstellung des Mobilitätsbudgets im Allgemeinen ist Ihr Arbeitgeber verantwortlich.

Datenerhebung und -verarbeitung

Welche Daten erheben wir und wie und warum verarbeiten wir Ihre Daten?

Sämtliche Datenverarbeitungen geschehen ausschließlich zu den Zwecken des Betriebs dieser App und der durch die App bereitgestellte Nutzung eines Mobilitätsbudget. Diese können sich aus technischen Notwendigkeiten, vertraglichen Erfordernissen oder ausdrücklichen Nutzerwünschen ergeben.

Registrierung und Anmeldung in der Bonvoyo-App

Für die Anmeldung zur Anwendung Bonvoyo verwenden wir den Dienst BahnID der DB Fernverkehr AG, Europa-Allee 78-84, 60486 Frankfurt. Hierbei handelt es sich um einen Dienst zur „Einmalanmeldung“ (sog. Single Sign-On). Einmalanmeldung bedeutet, dass Sie sich einmal an einem zentralen Konto (BahnID) anmelden und sich fortan mit diesem Konto für weitere Dienste (u.A. unseren) anmelden können. Mit Ihrem BahnID Account ist es möglich:

sich für die Anwendung Bonvoyo automatisch anzumelden,
Ihre Stammdaten an einer zentralen Stelle, nämlich in Ihrem BahnID-Profil zu verwalten,
An zentraler Stelle festzulegen, welcher Dienst, den Sie mit BahnID verbunden haben, welche Ihrer Daten aus Ihrem BahnID-Profil erhalten und verarbeiten darf und
Ihre Betroffenenrechte im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung perspektivisch an einer zentralen Stelle für alle verbundenen Dienste geltend zu machen.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch BahnID erhalten Sie in diesen Datenschutzhinweisen zu BahnID.

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit BahnID besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne von Art. 26 DSGVO. Das Wesentliche der Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO zwischen DB Fernverkehr AG, Europa-Allee 78-84, 60486 Frankfurt am Main und der Deutsche Bahn Connect GmbH, Mainzer Landstraße 169, 60327 Frankfurt am Main sieht folgende Regelungen vor:

Die DB Fernverkehr AG, Europa-Allee 78-84, 60486 Frankfurt am Main ist verantwortlich für die Datenverarbeitung zum Betrieb des Anmelde- und Registrierungsdienstes „BahnID“, für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des BahnID-Kontoinhabers und die Weiterleitung an die Deutsche Bahn Connect GmbH.
Die Deutsche Bahn Connect GmbH, Mainzer Landstraße 169, 60327 Frankfurt am Main ist verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Betrieb der Anwendungen Bonvoyo und StadtRAD Hamburg und die Datenverarbeitung durch diese sowie für die Rechtmäßigkeit, den Umfang und die Zweckbestimmung der hierfür aus dem BahnID-Konto des Inhabers übernommenen personenbezogenen Daten.
Die Verarbeitung der gemeinsam verarbeiteten personenbezogenen Daten erfolgt vorrangig durch BahnID mit erst anschließender Weiterleitung an die Deutsche Bahn Connect GmbH.
Die vorgenannten beiden Unternehmen stellen gemeinsam sicher, dass die relevanten Systeme des Inhabers bei BahnID und Deutsche Bahn Connect GmbH korrekt miteinander verbunden sind und die gemeinsame Datenverarbeitung nur im erforderlichen, rechtmäßigen und vom Betroffenen nachvollziehbaren Umfang erfolgt.

Ihre Rechte können Sie jederzeit gegenüber beiden Vertragspartnern - DB Fernverkehr AG und Deutsche Bahn Connect GmbH - geltend machen. Sofern Sie sich an die DB Fernverkehr AG wenden, Ihr Anliegen aber den Verantwortungsbereich der Deutsche Bahn Connect GmbH betrifft (oder entgegengesetzt), leiten wir diese entsprechend weiter. Es kann deshalb sein, dass die Beantwortung Ihres Anliegens vom jeweils anderen Vertragspartner vorgenommen wird.

Im Rahmen der (Vor-)Registrierung der App verarbeiten wir außerdem die weiteren, folgenden personenbezogene Daten von Ihnen:

Daten zum genutzten Endgerät (Geräte-ID, Kommunikationsdaten)
Stammdaten (Titel, Anrede, Vorname, Nachname)
Angaben zu Ihrem Arbeitgeber sowie Ihrer Beschäftigung (Unternehmen, Personalnummer)
Kontaktdaten (private Postanschrift oder dienstliche Mail-Adresse)

Wir erhalten diese Daten von Ihrem Arbeitgeber zwecks der Anlage des jeweiligen Nutzerkontos. Die genannten Daten und Informationen sind dabei zwingend erforderlich, um die Leistung in der Bonvoyo App erbringen zu können.

Nach Ihrer Registrierung erhalten wir zur Vervollständigung der erforderlichen Informationen zur Leistungserbringung von Ihrem Arbeitgeber folgende Daten:

Informationen zu Ihrer Beschäftigung (Ein- und ggf. Austrittsdatum, Dienstort)
Informationen zu den örtlichen Gegebenheiten (Pendlerentfernung)

Diese Informationen benötigen wir, um das von Ihrem Arbeitgeber für Sie gewählte Mobilitätsbudget anbieten und für Ihre Nutzung freischalten zu können.

Nutzung der App

Budgetverwaltung und Belege fotografieren:

In der Verwaltungsfunktion können Sie den aktuellen Stand Ihres Budgets einsehen. Das Budget wird durch App-Buchungen automatisch belastet. Rechnungen und Belege für in Anspruch genommene Dienstleistungen, die nicht in Drittapps buchbar sind, können über den Belegscanner eingereicht werden. Hierfür fotografieren Sie Ihren Beleg mithilfe Ihres Handys ab. Alle relevanten Informationen werden automatisiert erkannt und extrahiert. Die gewonnenen Informationen, bestehend aus dem Reisedatum, dem Verkehrsmittel und den Kostenbetrag werden direkt in der App aufgezeigt. Vor der Einreichung müssen Sie die die Informationen bestätigen oder im Falle von falschen oder nicht vollständigen Informationen korrigieren, um eine bestimmungsgemäße Verwendung des Mobilitätsbudgets zu bestätigen. Zusätzlich haben Sie die Option, Ihre Fahrt zur späteren Nachvollziehbarkeit zu betiteln.

Um Ihre Belege an Ihren Arbeitgeber mit der Bonvoyo-App übermitteln zu können, ist es notwendig, dass Sie mit der Bonvoyo-App ein Foto eines Belegs anfertigen oder hochladen. Die Bonvoyo-App wird Sie nach der Berechtigung für die Nutzung der Kamera fragen, sobald Sie einen Beleg fotografieren möchten.

Rechnungsstellung an den Arbeitgeber:

Da der Arbeitgeber für Sie die Fahrtkosten an die Mobilitätsanbieter übernimmt, bekommen Sie keine Rechnung von der DB Connect oder den Mobilitätsanbietern. Stattdessen erhält Ihr Arbeitgeber vorsteuerabzugsfähige Sammelrechnungen aller Buchungen und Mitarbeiter durch DB Connect.

Damit Ihr Arbeitgeber die entstanden Fahrtkosten korrekt in die unternehmensinternen Systeme verbuchen und abrechnen kann, benötigt Ihr Arbeitgeber ggf. (personenbezogenen) Daten (z.B. Kostenstelle, Kaufdatum etc.) auf der Rechnung. Dabei unterscheiden wir strikt zwischen den Reisezwecken der privaten und dienstlichen Mobilität. So werden dem Arbeitgeber insbesondere Daten zur Fahrt (z.B. Streckenführung), welche zum Abgleich der Rechnung mit der Firmenreiserichtline dienen, nur für die Nutzung der dienstlichen Mobilität dargestellt.

Lohnsteuerrechtliche Abrechnung Ihrer Buchungen:

Sollte Bonvoyo für die private Mobilität inkl. dem Arbeitsweg von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt werden, müssen Ihre Buchungen vom Arbeitgeber lohnsteuerrechtlich berücksichtigt werden. Ihre Belegdaten werden dazu entsprechend den geltenden lohnsteuerlichen Vorschriften Ihres Arbeitgebers kategorisiert und an diesen übermittelt. Monatlich wird von diesen Daten nur der Betrag verbunden mit Ihrer Personalnummer (ggfs. weiteren organisatorischen Merkmalen wie z.B. Kostenstelle) an die Gehaltsabrechnung übermittelt. Konkrete Daten zur Fahrtstrecke, Fahrtdatum und Zeit sowie Beförderungsmittel werden nie an den Arbeitgeber für diesen Zweck übermittelt.

Im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann der Betriebsprüfer Einsicht in die Detaildaten verlangen, dies muss nicht bedeuten, dass diese Daten dem Arbeitgeber ggü. offengelegt werden.

Aufbewahrung und Löschung

Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich solange, wie sie für die Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden erforderlich sind oder sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. So werden Ihre Daten im Rahmen eines Vertragsverhältnisses mindestens bis zur vollständigen Beendigung des Vertrages gespeichert. Anschließend werden die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und danach gelöscht.

Datenweitergabe

Für die Vertragsabwicklung ist in der Regel die Einschaltung weisungsabhängiger Auftragsverarbeiter erforderlich, wie z. B. von Rechenzentrumsbetreibern, Druck- oder Versanddienstleistern oder sonstigen an der Vertragserfüllung Beteiligten.

Externe Dienstleister (wie insb. die DB Connect GmbH, oder die commodis GmbH), die für uns Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet. Die Dienstleister arbeiten nach unserer Weisung, was durch vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt wird.

Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt, es sei denn, es liegen angemessene Garantien vor. Dazu gehören die EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Eine darüberhinausgehende Weitergabe der Daten an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zu bestimmten Zwecken. Diese können sich aus technischen Notwendigkeiten, vertraglichen Erfordernissen oder ausdrücklichen Nutzerwünschen ergeben.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient diese nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO als Rechtsrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich sind, ist der Vertrag nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Um unser Angebot laufend zu verbessern, speichern und analysieren wir Nutzungsdaten aus dem Online-Bereich auf pseudonymer Basis. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Wir sind zudem daran interessiert, die Kundenbeziehung mit dir zu pflegen und dir Informationen und Angebote zukommen zu lassen, von denen wir glauben, dass sie zu Ihren Reisewünschen und Interessen passen. Deshalb verarbeiten wir auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO (auch mit Hilfe von Dienstleistern) Ihre Daten, um Ihnen Informationen und Angebote zuzusenden. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (Name, Vorname, Postanschrift) für Werbung per Post und für Marktforschung, sofern Sie einer solchen Verwendung nicht widersprechen.

Dieser werblichen Verwendung Ihrer Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Ihren Widerspruch können Sie per E-Mail an bonvoyo@deutschebahn.com richten.

3. Ihre Rechte

Welche Rechte haben Nutzerinnen und Nutzer der Bonvoyo-App?

Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind.
Sie können Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.
Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Eine Übersicht der in den jeweiligen Bundesländern zuständigen Aufsichtsbehörden und deren Kontaktdaten finden Sie auf der Internetseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Die für die DB Connect zuständige Aufsichtsbehörde ist: Hessische Datenschutzaufsichtsbehörde, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.
Sie haben das Recht auf Übertragbarkeit derjenigen Daten, die Sie uns auf der Basis einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben (Datenübertragbarkeit).
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit auf demselben Wege widerrufen, durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg an Deutsche Bahn Connect GmbH, Mainzer Landstraße 169, 60327 Frankfurt am Main oder per E-Mail an bonvoyo@deutschebahn.com.

Stand: 01.2025