Ausschreibung Mobilitätsbudget

Ausschreibung eines Mobilitätsbudgets

Das Wichtige für Sie kurz & knapp zusammengefasst.

Wie führen Sie eine Ausschreibung für ein Mobilitätsbudget als Mitarbeitervorteil durch?

Sie haben die Vorteile eines Mobilitätsbudgets für Mitarbeitende in ihrem Unternehmen erkannt? Jetzt planen Sie eine Ausschreibung! Für eine erfolgreiche Vergabe sollten Sie einige wichtige Eckpunkte und Qualitätsmerkmale bei den teilnehmenden Anbietern abfragen. Profitieren Sie mit dem richtigen Anbieter von Vorteilen wie steuerlichen Ersparnissen, Aufwandsreduktion beim Fuhrparkmanagement, Mitarbeiterbindung dank flexiblerer Mobilitätsangebote und einem attraktiveren Arbeitgeberimage.

Wir schreiben Ihnen ein zielgerichtetes Vorgehen, um am Ende das passende Angebot zu finden.

Schritt für Schritt zum Mobilitätsbudget

Sie wissen nicht genau, wo Sie anfangen sollen? Dann sind Sie hier genau richtig.

Wir begleite Sie auf dieser Seite durch die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten und zeige Ihnen, wie man ein Mobilitätsbudget als Mitarbeitervorteil richtig ausschreibt. Egal ob Sie in der Personalabteilung, im Einkauf, Betriebsrat, Geschäftsleitung oder einer anderen Abteilung sitzen, wir erklären Ihnen schrittweise und verständlich.

Mobilitätsbudget als Mitarbeitervorteil – wann lohnt sich die Einführung für Sie?
Wann ist eine Ausschreibung notwendig?
Wie ist der Ablauf einer Ausschreibung?
Welche wichtigen Punkte sollte Ihre Ausschreibung beinhalten?

Mobilitätsbudget als Mitarbeitervorteil – wann lohnt sich die Einführung für Sie?

Viele Unternehmen nutzen klassische Mobilitätslösungen wie Dienstwagen, Jobtickets oder Fahrtkostenzuschüsse. Aber die bestehenden Angebote passen nicht mehr zu allen Mitarbeitenden. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sind vielfältiger und anspruchsvoller geworden. Dafür bieten sich deutlich flexiblere Lösungen an, die oft sogar günstiger sind.

Ein Mobilitätsbudget kann die Lösung darstellen. Mit einem monatlich-festgelegten Betrag, den Ihre Mitarbeitende flexibel für verschiedene Verkehrsmittel für den Arbeitsweg oder privat einsetzen können. Die sogenannten Full-Service-Anbietern können für Sie das komplette Management übernehmen inkl. App, Abrechnung. Nutzerservice und Reporting.

Jedes Unternehmen sollte abwägen, wann sich ein Mobilitätsbudget lohnt:

Einführung ist sinnvoll

Wenn einer oder mehrere dieser Aspekte bei Ihnen im Unternehmen zutreffen, dann die Einführung eines Mobilitätsbudgets sinnvoll.

Mitarbeitende erhalten mehr Flexibilität bei der Wahl ihrer Verkehrsmittel
Moderner Mitarbeitervorteil sorgt für höhere Arbeitgeberattraktivität
Steuerliche Vorteile gegenüber bisherigen klassischen Mobilitätsleistungen
Entlastung von Verwaltung und Fuhrpark, wenn über Anbieter ausgelagert
Gute Anbieter ermöglichen einfache Verwaltung über App / Plattform
Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen und Standorte
Kombinierbar mit bestehenden Leistungen wie ÖPNV-Zuschuss oder Dienstrad
Unterstützt Employer Branding und moderne HR-Strategien
Auch bei öffentlichen Auftraggebern rechtlich abbildbar (über Ausschreibung möglich)
Beitrag zur nachhaltigen Mobilitätswende leisten

Einführung ist (noch) nicht sinnvoll

Wenn einer oder mehrere dieser Aspekte bei Ihnen im Unternehmen zutreffen, dann erscheint die Einführung eines Mobilitätsbudgets bei Ihnen (noch) nicht sinnvoll.

Wenn ein Großteil der Belegschaft zwingend auf Dienstwagen für dienstliche Zwecke angewiesen ist
Wenn Mitarbeitervorteile im Bereich Mobilität (noch) kein relevantes Thema im Unternehmen sind
Wenn keine internen Ressourcen für Umsetzung oder Verwaltung vorhanden sind
Bei sehr kleinen Teams, wo individuelle Lösungen schneller umsetzbar sind
Wenn bereits ein langfristiger Mobilitätsvertrag mit hohen Ausstiegskosten besteht

Wann ist eine Ausschreibung notwendig?

Der Punkt, an dem es einer guten Planung bedarf: Die Ausschreibung

Wenn Sie als Unternehmen oder Behörde eine Mobilitätslösung für viele Mitarbeitende umsetzen wollen, kommen Sie früher oder später zur Frage der Vergabe. Die Notwendigkeit besteht auch bei einem Mitarbeitervorteil, wie dem Mobilitätsbudget, wenn das nachfolgende zutrifft.

Das Angebot ist vergaberelevant, wenn Sie einen oder mehrere der folgenden Punkte betrifft.

Öffentliche Einrichtung

Sie unterliegen den Vorgaben einer Behörde oder öffentliche Einrichtung.

Hohes Auftragsvolumen

Ein Auftragsvolumen erreichen, welches einen bestimmten Schwellenwerte übersteigt.

Compliance Richtlinien

Sie benötigen aus Compliance-Gründen transparente Auswahlprozesse bei der Vergabe.

Wie ist der Ablauf einer Ausschreibung?

Der typische Ablauf einer Ausschreibung für Sie verständlich und schrittweise erklärt:

1. Bedarf klären

Wer soll das Budget erhalten und wie viel? Alle? Nur bestimmte Gruppen? Monatsbudget pro Person? Jährliches Gesamtkontingent?

2. Auftragswert schätzen & richtiges Vergabeverfahren ermitteln

Neben der Ermittlung zur Höhe des Auftragswertes müssen Sie wissen, welche Verfahrensart die richtige für Sie ist.

3. Rahmenbedingungen verstehen

Ermitteln Sie, ob für Beschäftigte des Bundes, Tarifangestellte von Ländern oder Unternehmen die Einführung eines Mobilitätsbudgets möglich ist. Die Grundlagen bilden die Tarifverträge, die bestimmte Rahmenbedingungen festlegen.

4. Leistungsinhalte für Ihre Ausschreibung festlegen

Wählen Sie die richtigen Leistungen für Ihre Ausschreibung anhand von festgelegten Kriterien, die nicht fehlen dürfen.

5. Anbieter recherchieren

Wer kann das technisch & rechtlich sauber umsetzen? Wer bietet den besten Service? Passen die Prozesse und Kommunikation zu der Erwartungshaltung?

6. Ausschreibungsdokument vorbereiten

Angebotsdeckblatt mit Leistungsbeschreibung & Anforderungen sowie klare und nachvollziehbare Bewertungskriterien, Vorgabe für Pflicht-Unterlagen für Anbieter

7. Durchführung des Vergabeprozesses

Offene oder beschränkte Ausschreibung? Öffentliche oder private Trägerschaft? Zeitrahmen? Kontakt? Bietergespräche?

8. Prüfung der Angebote

Prüfung der Angebote, Bewertung der Angebote nach Kriterienkatalog, Rücksprache bei möglichen Unklarheiten, Verhandlungsspielraum einplanen

9. Entscheidung für Anbieter

Mitteilung der Entscheidung, Absage von Anbietern (Nachvollziehbarkeit der Begründung notwendig), Beauftragung des favorisierten Anbieters, Nächste Schritte mit gewähltem Anbieter klären

Welche wichtigen Punkte sollte ihre Ausschreibung beinhalten?

Hier einige Punkte, die erfahrungsgemäß besonders wichtig sind:

Genaue Beschreibung der Mobilitätsleistungen
Gewünschte Budgethöhe und Abrechnungsweise
Anforderungen an Reporting und Schnittstellen (z. B. Lohnabrechnung)
Datenschutz und Hosting (DSGVO-konform)
Pilotphase oder Testzeitraum?
Ansprechpartner im Projekt