Fahrkostenzuschuss smarter gestalten

Fahrtkostenzuschuss

Abrechnung effizienter gestalten & Verwaltungsaufwand senken

Attraktiver Benefit trifft auf komplexe Umsetzung

Der Fahrkostenzuschuss ist eines der beliebtesten Benefits für Mitarbeitende und eine freiwillige Leistung von Unternehmen. Arbeitgeber können beispielweise Zuschüsse bei einem Jobticket oder zum öffentlichen Personennahverkehr (bspw. Deutschlandticket) gewähren. Für Mitarbeitende bedeutet das spürbare finanzielle Entlastung und für Unternehmen ein starkes Instrument zur Mitarbeiterbindung.

Herausforderungen der Verwaltung

Trotz steuerlicher Vorteile entstehen operative Alltagshürden:

Unterschiedliche Ticketarten und Tarifzonen
Anpassungen bei Tarifänderungen
Monatliche Nachweis- und Prüfpflichten
Abstimmung zwischen HR, Payroll und Finance
Dokumentationsanforderungen für Steuer- und Betriebsprüfung
Individuelle Anfragen von Mitarbeitenden
Entfernung zum Wohnort erfassen
Fehlerhafte Pflege & Übertragung von Listen
Insellösungen für verschiedene Zuschüsse

Gerade bei größeren Organisationen, wie Versicherungen oder regulierten Unternehmen, wächst die Komplexität mit jeder weiteren Person im System.

Ergebnis:Ein gut gemeinter Benefit entwickelt sich schnell zu einem administrativen Dauerprojekt.

Fahrtkostenzuschüsse im Vergleich

Varianten	Beschreibung	Steuer	Verwaltungsaufwand
Kilometergeld für PKW	Angaben der Entfernung zum Wohnort (Kilometerpauschale)	15% pauschale Lohnsteuer wird vom Arbeitgeber abgeführt	Hoch
Jobticket oder D-Ticket	Beantragung der Tickets, die dann ganz oder teilweise durch den Arbeitgeber getragen werden	Sozialabgabe- und Steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG)	Mittel
Öffentlicher Personennahverkehr (ÖPNV)	Die tatsächlich anfallenden Ticketkosten für ÖPNV werden nach Einreichung erstattet	Sozialabgabe- und Steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG)	Hoch

Verwaltungsreduzierung: Der unterschätzte Hebel

Viele Unternehmen betrachten den Fahrkostenzuschuss isoliert als HR-Maßnahme. Tatsächlich betrifft er jedoch mehrere Abteilungen. Und je größer das Unternehmen, desto höher der kumulierte Zeitaufwand.

In der gängigen Prozesskette reicht der Mitarbeiter seinen Ticketnachweis ein, HR prüft Anspruch und Unterlagen, Payroll erfasst den Zuschuss in der Gehaltsabrechnung, Finance ordnet die Kosten zu und abschließend werden alle Dokumente revisionssicher archiviert.

Mitarbeiter

HR

Payroll

Finance

Dokumentation

Wirtschaftliche Auswirkungen

Administrative Tätigkeiten binden Ressourcen, die an anderer Stelle strategisch fehlen. Digitale Prozesse können hier signifikant zur Verwaltungsreduzierung beitragen. Kunden optimieren ihren Prozess und haben 30–80 % weniger administrativer Aufwand durch digitale Verwaltung von Mobilitätsleistungen.

Verwaltungsreduzierung ist damit kein Nebeneffekt, sondern ein klarer Effizienztreiber.

Mobilitätsbudget statt Einzellösung

Ein digitales Mobilitätsbudget transformiert den aufwändigen Fahrkostenzuschuss in eine automatisierte Lösung. Es bündelt Mobilitätsangebote wie Fahrkostenzuschüsse (ÖPNV, D-Ticket usw.). Statt Einzelabrechnungen entsteht eine zentrale, digitale Plattform, die sammelt, prüft, steuerlich optimiert und fristgerecht abrechnet.

Ein smartes Mobilitätsbudget reduziert die Verwaltung durch automatisierte Prozesse statt manueller Prüfungen

✔ Digitale Validierung von Berechtigungen✔ Automatisierte Abrechnung über Payroll✔ Transparente Reporting-Funktionen✔ Revisionssichere Dokumentation✔ Skalierbarkeit für wachsende Belegschaften

Der Fahrkostenzuschuss wird so Teil einer ganzheitlichen Mobilitätsstrategie und nicht länger ein isolierter Verwaltungsprozess.

Starten Sie jetzt mit dem Mobilitätsbudget von Bonvoyo

Optimieren Sie Ihren Fahrkostenzuschuss und reduzieren Sie spürbar administrativen Aufwand. Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten und erfahren Sie, wie Sie Prozesse vereinfachen und Ihr Mobilitätsbudget strategisch einsetzen können. Unsere Mobilitäts-Experten freuen sich auf ein persönliches Gespräch mit Ihnen.

Adrian C. Trifan

Business Solutions Consultant Mobility

Deutsche Bahn Connect GmbH
Connected Mobility

Mainzer Landstraße 169
60327 Frankfurt/Main

Adrian.Trifan@deutschebahn.com

Jonas Cronauer

Business Solutions Consultant Mobility

Deutsche Bahn Connect GmbH
Connected Mobility

Mainzer Landstraße 1
60327 Frankfurt/Main

Jonas.Cronauer@deutschebahn.com

Häufigste Fragen

Was versteht man unter einem Fahrtkostenzuschuss?

Die Beteiligung an Kosten, die für Mitarbeitende bei der Fahrt zur Arbeit entstehen, ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung und nennt sich Fahrtkostenzuschuss.

Warum verursacht der Fahrkostenzuschuss so viel Verwaltungsaufwand?

Weil u.a. Nachweise geprüft, steuerliche Vorgaben eingehalten und Abrechnungen korrekt dokumentiert werden müssen. Die Prozess dafür sind oft manuell und abteilungsübergreifend durchzuführen.

Wie trägt ein Mobilitätsbudget zur Verwaltungsreduzierung bei?

Durch digitale Prozesse, automatisierte Validierung und integrierte Payroll-Schnittstellen werden manuelle Tätigkeiten reduziert.

Wie starte ich mit einem Mobilitätsbudget, um meinen Aufwand bei Fahrtkostenzuschüsse schnell zu verringern?

Der erste Schritt ist eine strukturierte Analyse Ihrer bestehenden Prozesse rund um Fahrkostenzuschuss, Abrechnung und interne Freigaben. Dabei werden aktuelle Verwaltungsaufwände, steuerliche Handhabung, Payroll-Schnittstellen sowie Reporting-Anforderungen transparent bewertet.

Im Rahmen einer unverbindlichen Beratung prüfen wir gemeinsam, wie Ihr bisheriger Fahrkostenzuschuss organisiert ist, wo konkrete Potenziale zur Verwaltungsreduzierung bestehen und wie ein passendes Mobilitätsbudget-Modell für Ihre Unternehmensstruktur aussehen kann. Auf dieser Basis erhalten Sie eine klare Handlungsempfehlung inklusive Implementierungsfahrplan. Alles wird abgestimmt auf Ihre HR-, Finance- und Compliance-Anforderungen.

Lohnt sich das auch für mittelständische Unternehmen?

Ja, insbesondere wenn mehrere Standorte oder viele Mitarbeitende verwaltet werden.